Vốn tài liệu là một trong những yếu tố cốt yếu hình thành nên hoạt động của thư viện. Những tài liệu này thường chứa giá trị văn hoá và được xem như tài sản của Quốc gia. Tuy nhiên, trong một thời gian dài được lưu giữ và phục vụ bạn đọc trên các vật liệu khác nhau nên các tài liệu rất dễ bị hư hỏng. Vì vậy, bảo quản vốn tài liệu của thư viện là nhiệm vụ vô cùng quan trọng, cũng chính là bảo quản kho tàng văn hoá của nhân loại, bảo vệ tài sản Quốc gia.
Sự cần thiết phải bảo quản vốn tài liệu
Xét về nguyên nhân, các tài liệu trong thư viện luôn có nguy cơ hư hỏng do nhiều yếu tố tác động. Dù tài liệu được cấu thành từ chất liệu gì thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các nhân tố hoá học đều có thể gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, việc di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tài liệu.
Bảo quản vốn tài liệu là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp vụ của các cơ quan thông tin – thư viện. Bảo quản tài liệu bao gồm những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù, nhằm lưu trữ và bảo vệ tài liệu của thư viện không bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và huỷ hoại. Đồng thời, bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra. Cùng với tiềm lực về trang thiết bị kỹ thuật, nguồn lực thông tin, con người…, bảo quản vốn tài liệu có một ý nghĩa rất quan trọng và vô cùng cần thiết, nhằm giữ gìn di sản văn hoá dân tộc và nhân loại, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, tiết kiệm ngân sách cho Nhà nước. Do vậy, mà công tác bảo quản cũng góp phần không nhỏ vào việc nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của thư viện, góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan thông tin - thư viện. Nếu công tác bảo quản được thực hiện tốt, tài liệu có tuổi thọ, tăng giá trị của tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn ở trạng thái tốt, sẵn sàng phục vụ, vòng quay sử dụng tài liệu sẽ tăng cao...
Phương pháp bảo quản vốn tài liệu
Để làm tốt công tác bảo quản vốn tài liệu, việc cần thiết là phải nghiên cứu, đề ra những phương pháp và kế hoạch nhằm ngăn ngừa những hư hỏng, hạn chế những tác nhân gây hại cho tài liệu, giúp thư viện kéo dài tuổi thọ của tài liệu và lưu giữ được tài liệu lâu dài. Dưới đây, là một số phương pháp bảo quản vốn tài liệu hiệu quả được các thư viện thực hiện trong tình hình hiện nay:
- Xây dựng chính sách bảo quản tài liệu
Việc xây dựng chính sách bảo quản tài liệu phải có kế hoạch cụ thể, đảm bảo xác định được các yêu cầu và hành động thực thi cụ thể với sự kết hợp của nhiều yếu tố về con người, tài chính, cơ sở vật chất. Vì vậy, cần: thiết lập các quy định cho quá trình xây dựng chính sách; thu thập thông tin làm cơ sở cho việc xây dựng chính sách thông qua việc nghiên cứu và tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng công tác này của cơ quan mình ở thời điểm hiện tại; viết bản dự thảo cho chính sách và lấy ý kiến cho bản dự thảo; sửa chữa, điều chỉnh chính sách; phê duyệt và ban hành chính sách; công bố, tiếp tục cập nhật, điều chỉnh chính sách theo định kỳ.
- Đổi mới, nâng cao nhận thức của cán bộ thư viện và người đọc về tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến kịp thời các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về công tác bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu đến người đọc và cán bộ thư viện dưới dạng văn bản và các hình thức trực quan sinh động khác nhau, giúp người đọc và cán bộ thư viện có cái nhìn đúng về giá trị của vốn tài liệu này trong đời sống xã hội, đồng thời nâng cao ý thức giữ gìn và bảo quản tốt tài liệu. Bên cạnh đó, cần có biện pháp xử lý kịp thời đối với những trường hợp gây hại đến tình trạng vật lý, nội dung tài liệu, để giáo dục ý thức của người đọc.
- Xây dựng bộ phận chuyên trách thực hiện công tác bảo quản tài liệu
Bộ phận chuyên trách phải được đào tạo, bồi dưỡng đúng chuyên ngành thông tin - thư viện; có kiến thức, kinh nghiệm về thực hành bảo quản tài liệu; có kỹ năng tuyên truyền, quảng bá tài liệu đến với người đọc; sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác bảo quản tài liệu; có tác phong nhanh nhẹn, cẩn thận, tỉ mỉ,... trong quá trình làm việc. Bộ phận chuyên trách có chức năng nghiên cứu, xây dựng chế độ bảo quản tài liệu; nghiên cứu xây dựng các phương án phòng, chống, hạn chế đến mức thấp nhất việc gây hại đến tài liệu trong thư viện; duy trì, bảo quản tốt nhất tình trạng vật lý các tài liệu nhằm phục vụ người đọc; phục chế, chuyển dạng tài liệu nhằm phục vụ, chia sẻ và bảo quản lâu dài.
- Tăng cường cải tạo cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác bảo quản tài liệu
Cần có kế hoạch cụ thể trong việc tăng cường cải tạo cơ sở vật chất, đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu tại thư viện; cần tiến hành cải tạo lại kho lưu trữ tài liệu nếu đã xuống cấp. Bên cạnh đó, để kiểm soát điều kiện môi trường, không khí trong kho cũng cần đầu tư mua sắm, thay thế một số trang thiết bị như hệ thống máy thông gió, máy điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm...
- Bổ sung nguồn kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu
Có kế hoạch đề xuất với cơ quan chủ quản tăng nguồn kinh phí hàng năm cho hoạt động bảo quản tài liệu. Có thể xin thực hiện dự án/ nhiệm vụ/ đề tài các cấp liên quan đến công tác bảo quản tài liệu để xin kinh phí, như các dự án số hoá, chuyển dạng để lưu trữ bảo quản. Ngoài ra, thư viện cũng có thể tự tạo nguồn kinh phí thông qua việc hợp tác, chia sẻ nguồn tài liệu với các đơn vị, tổ chức nghiên cứu, giáo dục; tìm kiếm nguồn kinh phí tài trợ từ các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước.
- Tăng cường công tác bảo quản dự phòng
Cần bố trí lưu trữ tài liệu ở một kho riêng và tổ chức xử lý tài liệu trước khi nhập kho; xếp tài liệu lên giá kệ phải đảm bảo tiêu chí gọn gàng theo đúng nguyên tắc, trật tự đã quy định, tạo điều kiện tra tìm tài liệu được nhanh chóng, trên các kệ tài liệu cần có bảng chỉ dẫn cụ thể. Khi đưa tài liệu ra phục vụ người đọc, cán bộ thư viện phải kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu, chỉ phục vụ những tài liệu trong tình trạng vật lý tốt, đồng thời phải luôn nhắc nhở người đọc thực hiện nghiêm chỉnh nội quy của thư viện. Hàng năm, cần có kế hoạch kiểm kê lại số lượng và tình trạng vật lý của các tài liệu trong kho; điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm trong kho thích hợp theo tiêu chuẩn; khi phát hiện tài liệu bị hư hỏng phải tách riêng để tu bổ, phục chế kịp thời; phòng chống nấm mốc, côn trùng và các loại gặm nhấm phá hoại tài liệu. Đối với phòng chống hoả hoạn, cần có kế hoạch kiểm tra thường xuyên hệ thống báo cháy tự động cũng như hệ thống các dây dẫn điện trong kho, kịp thời sửa chữa và thay thế các thiết bị hư hỏng hoặc không đảm bảo an toàn cháy nổ…
- Tăng cường công tác bảo quản phục chế
Tự thực hiện hoặc sử dụng dịch vụ tu bổ và phục chế tài liệu của các đơn vị uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác phục chế các tài liệu cổ, quý hiếm. Việc tu bổ, phục chế cho tài liệu được tiến hành theo hướng dẫn riêng của Cục Lưu trữ Nhà nước.
- Tăng cường công tác bảo quản tài liệu số
Để tránh nguy cơ gây mất an toàn dữ liệu hoặc các sự cố về an ninh mạng, cần thực hiện nghiêm túc, tuân thủ chặt chẽ các quy định và quy trình sao lưu dữ liệu theo định kỳ; thường xuyên cập nhật nhiều giải pháp lưu trữ mới; có kế hoạch nâng cấp hệ thống máy chủ, tăng dung lượng ổ cứng đảm bảo việc lưu trữ dữ liệu ngày càng tăng; cập nhật windows có bản quyền nhằm hạn chế sự tấn công, lây lan nhanh của các mã độc;…
Có thể nói, công tác bảo quản vốn tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các thư viện trong tình hình hiện nay, bởi trong thời gian dài vấn đề bảo quản vốn tài liệu này chưa được chú trọng do nhiều hạn chế xuất phát từ ý thức con người; cơ sở vật chất; phương tiện, trang thiết bị; kinh phí;… Đây cũng là những nguyên nhân làm gia tăng tình trạng xuống cấp của vốn tài liệu tại các thư viện như hiện nay. Do đó, cần quan tâm, chú trọng hơn đến công tác bảo quản tài liệu, cũng như tăng cường thực hiện đồng bộ các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản, góp phần kéo dài tuổi thọ cho các tài liệu, gìn giữ được kho di sản văn hoá của dân tộc. Mặt khác, thực hiện tốt công tác bảo quản vốn tài liệu sẽ còn là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của một thư viện./.
Đinh Nhài