Thực trạng sau một năm áp dụng DDC 14 tại Thư viện tỉnh Đồng Nai như sau:
I. Những thuận lợi:
- Về phía khung phân loại DDC, với những ưu điển vượt trội so với tất cả các khung phân loại hiện nay như tính cập nhật liên tục, thường xuyên sửa chữa và bổ sung. Cấu trúc, ký hiệu, phân cấp rõ dàng, và về sự ứng dụng rộng rãi trên thế giới, khung DDC đang trở thành một khung tiêu chuẩn quốc tế được nhiều Thư viện trên thế giới sử dụng, trong đó có Việt Nam. Vì tính khoa học và thông dụng, DDC hiện là phương tiện hỗ trợ đắc lực cho công tác phân loại của các Thư viện
- Đối với Thư viện đầu ngành, Thư viện Quốc gia Việt Nam định hướng và giúp đỡ về văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện, cấp miễn phí 1.550 bản phân loại DDC 14 cho các Thư viện. Tổ chức đào tạo, tập huấn kiến thức về phân loại DDC. Duy trì văn phòng DDC với sự tham gia của các phòng liên quan (Phòng Biên mục – Thư viện Quốc gia Việt Nam. Điện thoại: 04-9386134 hoặc email: ntvan@nlv.gov.vn hoặc ngthtam@nlv.gov.vn).
Bên cạnh đó Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tổ chức Hội nghị nội bộ, rút kinh nghiệm sau một năm thực hiện và gởi công văn thông báo số 238 CV/TVQGVN, ngày 27/08/2008 thống nhất lại một số quy định cụ thể về việc áp dụng khung phân loại DDC. Đó là những cơ sở thúc đẩy, hỗ trợ việc áp dụng DDC cho các thư viện trong cả nước, trao đổi kinh nghiệm, trả lời các vấn đề vướng mắc trong quá trình áp dụng. Là bước tiến quan trọng, mở đường cho các Thư viện hoạt động nghiệp vụ trên phạm vi cả nước trong quá trình hội nhập quốc tế.
- Tại Thư viện tỉnh Đồng Nai, sau khi tham gia lớp đào tạo do Thư viện Quốc gia Việt Nam tổ chức, Thư viện tỉnh Đồng Nai chủ động thực hiện việc chuẩn hóa nghiệp vụ khung phân loại DDC 14. Lên kế hoạch, thành lập nhóm tập huấn phân loại DDC cho cán bộ thư viện trong toàn tỉnh. Tiến hành phân loại tài liệu tại thư viện theo đúng văn bản triển khai ngày 01/06/2007. Phối hợp cùng các phòng chức năng chuẩn bị nhân sự, giá kệ,… để sắp xếp tài liệu theo DDC, hướng dẫn, phục vụ bạn đọc tiếp cận với phân loại mới.
Ban Giám đốc phụ trách nghiệp vụ luôn theo sát kiểm tra, trao đổi và giải đáp những thắc mắc của cán bộ thư viện trong quá trình thực hiện phân loại.
Phòng xử lý nghiệp vụ nghiên cứu tài liệu, kiểm tra chéo giữa cán bộ phân loại, trao đổi nhóm để rút kinh nghiệm thống nhất định chỉ số phân loại chính xác.
Sau một năm thực hiện, khung phân loại DDC đã được áp dụng trên toàn hệ thống thư viện tỉnh Đồng Nai. Một số thư viện huyện có vốn tài liệu ít đã chuyển đổi xong từ khung phân loại 19 dãy sang khung phân loại DDC. Thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ thư viện chúng tôi có thể kiểm tra, trao đổi thông tin với nhau trong toàn tỉnh.
Tuy nhiên bên cạnh một số thuận lợi vừa nêu trên. Trong quá trình áp dụng phân loại DDC chúng tôi cũng gặp không ít những khó khăn.
II. Những khó khăn:
- Mặc dù khung phân loại DDC rất gần gũi với khung phân loại 19 dãy, nhưng do việc chuyển đổi vị trí một số môn ngành tri thức như từ 6T7.3 (Khoa học máy tính) của khung phân loại 19 dãy sang mục 004-006 của DDC; V23 (Tác phẩm văn học Việt Nam) sang mục 800; hay Chủ nghĩa Mác-Lênin, Đảng Cộng sản Việt Nam trong khung 19 dãy được xếp thành một mục riêng: 3K sang DDC xếp phân tán vào các tiểu phân mục trong 300 (khoa học xã hội), vv…Bên cạnh đó khung phân loại 19 dãy còn là công cụ phân loại chủ yếu, được sử dụng một thời gian dài trong các thư viện tỉnh nên khi áp dụng phân loại DDC gặp phải những sai sót là điều không tránh khỏi.
- Hướng dẫn sử dụng khung phân loại DDC trong việc tìm chỉ mục có quá nhiều ghi chú, chỉ dẫn. Ví dụ: “*Thêm như được hướng dẫn dưới mục…”; “Xem phần hướng dẫn ở…” hoặc “Thêm vào mỗi tiểu phân mục được xác định bởi* như sau…”. Cùng nhiều quy tắc áp dụng trong các bảng chính cụ thể ở các lớp chính và phân lớp, nên khi tìm đánh chỉ số phân loại cho tài liệu cán bộ thư viện phải tốn nhiều thời gian, công sức lựa chọn.
- Thư viện tỉnh Đồng Nai có vốn tài liệu tương đối lớn: Gần 300.000 bản sách, không kể các loại hình tài liệu khác. Việc chuyển đổi toàn bộ vốn tài liệu của thư viện từ phân loại 19 dãy sang khung phân loại DDC phải tốn nhiều kinh phí, nhân lực, thời gian,…
Theo công văn thông báo số 238 ngày 27/08/2008 của Thư viện Quốc gia Việt Nam quy định cụ thể về việc áp dụng DDC, khi phân loại tài liệu chúng tôi thấy còn một số băn khoăn như:
- Về tư tưởng Hồ Chí Minh, quy định khi phân loại như sau:
+ Nếu nói vể chủ nghĩa cộng sản, tác phẩm tổng hợp xếp vào 335.434 6
+ Tư tưởng Hố Chí Minh liên quan đến vấn đề gì trả về vất đề đó
+ …
Xét thấy, số lượng tài liệu về tư tưởng Hồ Chí Minh của Thư viện tỉnh Đồng Nai khá phong phú, đề cập đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong quá trình sắp xếp tài liệu và phục vụ bạn đọc, nếu phân loại như quy định trên thì tài liệu về tư tưởng Hồ Chí Minh sẽ bị phân tán. Nhất là sau khi chủ đề: “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức của chủ tịch Hồ Chí Minh” đang được mọi người trong nước và trên thế giới quan tâm. Có rất nhiều các hoạt động, cuộc thi tìm hiểu, nói chuyện về tấm gương của Bác được tổ chức ở mọi nơi. Do đó nhu cầu thông tin về loại tài liệu này rất cần thiết, sẽ khó khăn trong việc tra tìm tài liệu phục vụ bạn đọc.
Trước những yêu cầu trên, để tập chung tài liệu và khỏi phải hồi cố lại những tài liệu về tư tưởng Hồ Chí Minh mà trước đó khi bắt tay áp dụng phân loại DDC chúng tôi đã làm (đã tập chung tài liệu về Hồ Chí Minh). Ban Giám đốc phụ trách nghiệp vụ thư viện quyết định khi phân loại tài liệu về tư tưởng Hồ Chí Minh, có một số tài liệu chúng tôi sẽ phân loại theo tên “Tùng thư”
Ví dụ: khi phân loại 2 tài liệu sau mặc dù tư tưởng Hồ Chí Minh đề cập về “Văn hóa” và “Giáo dục” nhưng chúng tôi vẫn đưa chung về môn loại:
“Đặc sắc văn hóa Hồ Chí Minh” => chỉ số phân loại: 335.434 6
“Hồ Chí Minh về giáo dục, bồi dưỡng thanh thiếu niên và nhi đồng” => chỉ số phân loại: 335.434 6
- Tác phẩm văn học thiếu nhi, quy định phân loại:
+ Phân loại giống như tác phẩm cho người lớn vào lớp văn học nhưng không phân thời kì
+ Truyện tranh thiếu nhi xếp vào lớp văn học ghép thể loại -3 từ bảng 3 không phân định thời kì
+ …
Đối với loại tài liệu này chúng tôi phân vào mục: 808.06. Nếu theo quy định trên thì tác phẩm văn học thiếu nhi của Việt Nam phải phân vào mục: 895.922… Như vậy khó phân biệt văn học cho người lớn và văn học cho thiếu nhi.
- Sách giáo khoa, sách đọc thêm, giáo trình, sách tham khảo của Việt Nam xếp theo nội dung của từng quyển. Riêng cấp tiểu học (từ lớp 1- lớp 5) xếp theo các chủ đề dưới 372.3-.8
Cụ thể chi tiết…
+…
Một số tài liệu như sách ngữ văn, sách giáo dục công dân, địa lý, lịch sử của các cấp, lớp học chúng tôi phân loại như sau: Cấp bậc giáo dục - Chủ đề + thêm tiểu phân mục chung nếu có hướng dẫn sử dụng. Nếu theo theo quy định phân loại: Cấp, lớp học - Chủ đề, như vậy chúng tôi phải điều chỉnh lại tài liệu này.
III. Một số giải pháp khi áp dụng khung phân loại DDC:
- Căn cứ vào điều kiện hiện có của thư viện. Dựa trên kế hoạch của các phòng chức năng chúng tôi xây dựng kế hoạch hoạt động cho cả thư viện, dự trù kinh phí theo từng giai đoạn thời gian về áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện nói chung và cho khung phân loại DDC nói riêng
- Điều chỉnh lại một số trường trong các phân hệ của phần mềm thư viện cho thích hợp với các chuẩn nghiệp vụ mới như thêm trường 082 quy định cho chỉ số phân loại DDC, mở rộng thêm khổ nhãn,…
- Tiến hành đồng loạt từ tỉnh đến các thư viện huyện phân loại theo khung DDC những sách chưa xử lý phân loại bắt đầu từ thời điểm Thư viện Quốc gia quy định là 01/06/2007 (Hồi cố ngược thời gian)
- Những tài liệu đã xử lý phân loại theo 19 dãy tạm thời dồn sắp xếp lại, chờ hồi cố. Sách phân loại theo khung DDC sẽ được xếp tiếp theo sau, có bảng hướng dẫn cụ thể cho bạn đọc tra tìm tài liệu. Khuyến khích các thư viện hồi cố tài liệu đã xử lý phân loại theo 19 dãy nếu có điều kiện. Tuy nhiên trong quá trình xử lý tài liệu mới, để tập chung tên sách có một số tài liệu được bổ sung lần thứ 2, 3 chúng tôi sẽ rút ra hồi cố theo DDC.
Kiên định thực hiện mục tiêu: “Thống nhất – Chuẩn hóa – Chia sẻ”, chúng tôi luôn tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ chung mà Thư viện Quốc gia đã đưa ra. Trên đây là một số thực trạng đã nêu trong quá trình áp dụng khung phân loại DDC tại Thư viện tỉnh Đồng Nai để các bạn đồng nghiệp đóng góp và cùng chia sẻ.
Hoàng Thị Hồng (Phòng Nghiệp vụ Thư viện tỉnh Đồng Nai)